Những yếu tố cần chú ý khi thuê máy photocopy cho văn phòng

Thời hạn dịch vụ cho thuê

- Nguyên tắc cơ bản của dịch vụ cho thuê máy photocopy là khi bạn sử dụng càng lâu, giá thuê sẽ càng rẻ hơn. Do đó hãy cân nhắc thật kỹ về thời hạn này. Chi phí thuê sẽ cao khi bạn chỉ dùng máy trong vài tháng, hay vài tuần. Nếu sử dụng thường xuyên, hãy đăng ký dịch vụ này tối thiểu một năm để có mức giá tốt nhất. Hầu hết các điểm cho thuê đều có khuyến mại hấp dẫn cho người dùng lâu hoặc đăng ký dài hạn.

Quy định về gia hạn hợp đồng

- Hiện nay có nhiều nơi hợp đồng thuê máy bị tăng giá sau khi hết hạn và gia hạn mới. Do vậy, nếu bạn có mức giá thuê tốt nhất nên yêu cầu quy định về việc gia hạn mà không tăng giá cho thuê. Hầu hết các doanh nghiệp đều cam kết như vậy nhưng không ghi rõ trong hợp đồng thì rõ ràng là thiệt thòi về phía khách hàng.

Thanh lý hợp đồng trước thời hạn

- Một hợp đồng cho thuê máy photocopy dài hạn nếu khách hàng tạm ngưng thì có thể tổn thất nhiều chi phí. Do đó bạn nên xem xét các điều khoản về việc thanh lý hợp đồng trước thời gian. Nếu như địa chỉ cho thuê không đáp ứng được các tiêu chí phục vụ về chất lượng, thời gian… thì khách hàng cũng được thanh lý hợp đồng mà không mất thêm chi phí nào. Rất nhiều trường hợp khách hàng phải trả số tháng không sử dụng vì những chi tiết như vậy không được liệt kê rõ trong hợp đồng cho thuê.

Quy định về chất lượng máy photocopy

- Rõ ràng máy photocopy là yếu tố quan trọng nhất để làm việc hiệu quả. Nếu máy thường xuyên bị trục trặc không chỉ làm mất thời gian mà còn khiến công việc của bạn bị trì truệ. Do đó, quy định về chất lượng máy cũng nên được lưu tâm. Bên cho thuê nên hỗ trợ khách hàng chuyển đổi máy khác không mất thêm chi phí nào nếu thiết bị đang thuê hiện nay hoạt động không tốt.

Quy định về vượt hạn mức

- Thông thường mỗi hợp đồng cho thuê máy photocopy chỉ giới hạn miễn phí trong một hạn mức nhất định. Nếu sử dụng quá hạn mức này, bạn phải trả thêm nhiều chi phí. Do đó con số hạn mức cũng nên linh hoạt theo nhu cầu của khách hàng. Nếu bạn đang dùng hạn mức thấp trong tháng này nhưng từ tháng sau có thể linh hoạt chuyển đổi sang hạn mức cao hơn. Hợp đồng cho thuê linh hoạt như vậy sẽ mang lại nhiều lợi ích hơn cho phía người thuê.

Quy định về chi phí sửa chữa, vật tư

- Một trong những chi phí đắc đỏ nhất của máy photocopy là chi phí vận hành. Thông thường khi thuê, bạn được miễn các chi phí như vật tư, linh kiện, mực in và nhân công bảo trì, sửa chữa. Mỗi tháng khách hàng thuê máy chỉ cần phải trả phí thuê, phí vượt nếu có, cùng giấy in. Tuy nhiên, trong một số tính huống phát sinh chi phí sửa chữa tốn kém, một số bên cho thuê có thể thu phí. Nếu trong hợp đồng không có các điều khoản cụ thể về chi phí này thì người thuê máy có thể gặp nhiều rủi ro. Tại Công ty TNHH TBVP Nhật Thanh (Điện Máy Kim Tú), các hợp đồng thuê máy khi có phát sinh sửa chữa, chúng tôi đều xử lý nhanh chóng cho khách hàng mà không tốn kém bất kỳ chi phí nào.

 

 

Những điều cần chú ý khi quyết định thuê máy photo :

1. Mục đích thuê máy, khối lượng bản in hàng tháng

- Trước khi đặt thuê máy photocopy giá rẻ, bạn cần nắm rõ nhu cầu sử dụng, khối lượng bản in mỗi tháng là bao nhiêu. Vì đây chính là yếu tố quyết định đến giá thuê máy photocopy. Máy photocopy cần đảm bảo được nhu cầu in ấn của doanh nghiệp. Một chiếc máy photocopy chuyên nghiệp giúp tăng đáng kể hiệu quả cho công ty của bạn. Các tính năng tiện lợi trên máy photocopy sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian nhưng bù lại bạn phải tốn thêm 1 khoản tiền nữa.

2. Tốc độ của máy photo

- Tốc độ của máy photo có liên quan chặt chẽ đến khối lượng của bạn in. Nghĩa là khi bạn cần photocopy tài liệu nhiều máy cần hoạt động nhanh hơn để đáp ứng đúng nhu cầu đó. 

  👉 Máy có khả năng tăng / giảm kích thước tài liệu không?

  👉 Máy photo 1 mặt hay 2 mặt trên một trang giấy?

3. Công suất, giá cả và loại máy photo cần thuê

- Nên lựa chọn dòng máy nào, công suất ra sao. Chẳng hạn, nếu công việc bạn đòi hỏi photo 400 bản mỗi ngày thì công suất mỗi tháng khoảng 12.000 bản.

 

Bảng tổng hợp công suất làm việc của máy photo mà bạn cần tham khảo

 

Nhu cầu công việc	Chọn máy có tốc độ (bản/phút)	Công suất sao chụp mỗi tháng
Photocopy ít	16 - dưới 20	10.000 bản
Photocopy trung bình	20 - dưới 30	10.000 - 20.000 bản
Photocopy nhiều	30 - dưới 50	20.000 - 50.000 bản
Photocopy rất nhiều	50 bản/phút trở lên	Trên 50.000 bản/tháng

 

- Sau khi đã lựa chọn công suất của máy thì việc tiếp theo là tìm hiểu giá cả. Thông thường, các dòng máy photo đa chức năng luôn đắt tiền hơn so với những loại khác. Cuối cùng là lựa chọn hãng máy photo mà bạn muốn thuê, có nhiều thương hiệu như Toshiba, Ricoh, Canon,....với những ưu điểm khác nhau.

- Do đó, căn cứ vào nhu cầu tài chính và mục đích sử dụng mà bạn lựa chọn các dòng máy photo sao cho hợp lý nhất.

 

4. Thuê máy photocopy màu hay đen trắng 

- Máy photocopy màu chỉ tốn một chi phí thuê nhỏ so với máy in đen trắng. Nhưng có một sự khác biệt đáng kể về giá mực, giấy in. Giải pháp kinh tế nhất là chọn máy photocopy đen trắng và xử lý các yêu cầu in màu không thường xuyên bằng cách thuê các đơn vị khác. 

5. Khổ giấy

- Nếu doanh nghiệp  bạn có nhu cầu sử dụng các khổ giấy lớn từ A3 trở lên, bạn hãy chọn những loại máy chuyên in ấn khổ lớn hoặc máy photocopy đa chức năng để đáp ứng nhu cầu của bạn. Còn nếu doanh nghiệp bạn thường in ấn trên khổ giấy A4, thì chọn máy photocopy A4 là lựa chọn tiết kiệm hơn. 

6. Máy photocopy với tính năng scan tài liệu

- Một số dòng máy photocopy đa chức năng có thể được sử dụng để scan folder khối lượng lớn. Tính năng này phù hợp với các công ty thường xuyên sử dụng nhiều tài liệu giấy, dễ dàng chuyển đổi file giấy sang dạng file kỹ thuật số. 

7. Tính năng gửi Fax

- Fax là một hệ thống vẫn được sử dụng tại nhiều văn phòng. Rất tiện lợi khi lựa chọn một máy photocopy tích hợp sẵn tính năng fax. Khi đó doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí đầu tư mua hoặc thuê thêm máy Fax.

8. Khả năng in hai mặt

- Với chức năng in 2 mặt giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm một khoản khá lớn về giấy in, giảm thiểu được một khoản kha khá. Tính năng này ngày càng trở nên phổ biến ở các đời máy mới. Do vậy khi thuê bạn đừng bỏ qua chức năng này nhé. 

9. Khả năng tự động sắp xếp

- Đây được xem là một tính năng hữu ích cho những người cần in tài liệu với số lượng lớn. Chức năng này có nghĩa là máy photocopy sẽ tự động sắp xếp đầu ra của nó để có thể nhặt và đọc ngay mà không cần sắp xếp lại. Nói 1 cách cụ thể, nếu 10 bản sao của tài liệu 5 trang được yêu cầu, máy  photocopy sẽ xuất trang 1 đến 5 mười lần, thay vì tạo 10 bản sao của trang 1, tiếp theo là 10 bản sao của trang 2, v.v.

10. Bấm ghim

- Đây là một tính năng phổ biến của máy photocopy hỗ trợ sắp xếp và thường được sử dụng khi khối lượng in ấn cao. Stapling là một tính năng tiết kiệm thời gian tuyệt vời giúp tạo ra các tài liệu làm sẵn.

11. Đục lỗ

- Nếu doanh nghiệp của bạn tạo ra số lượng tài liệu cho chất kết dính vòng, thì đục lỗ có thể là một lựa chọn tiết kiệm thời gian đáng kể để có trong máy photocopy của bạn. Mặc dù điều này có thể làm tăng chi phí trả trước, nhưng nó sẽ khuyến khích mọi người đưa tài liệu của họ thẳng vào các chất kết dính, thay vì để chúng về văn phòng hoặc chất đống thành các ngăn xếp không có tổ chức.

12. Hỗ trợ kỹ thuật

- Bên cạnh việc lựa chọn đúng máy photocopy với các tính năng phù hợp. Và bạn cần đảm bảo rằng bạn sẽ nhận hỗ trợ nhanh chóng nếu máy xảy ra sự cố. Do vậy hãy tìm các đơn vị cho thuê máy photocopy có dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng máy photocopy định kỳ hàng tháng để đảm bảo máy chạy với tốc độ ổn định nhất. 

- Qua bài viết này, đã chia sẻ đến bạn đọc những điểm cần lưu ý khi thuê máy photocopy. Việc thuê máy đúng với yêu cầu của bạn giúp làm giảm chi phí nhưng vẫn đảm bảo hoàn thành công việc một cách nhanh chóng hiệu quả.

 

 Với nhiều năm kinh nghiệm và cam kết mang lại sự hài lòng tối đa cho khách hàng, Công ty TNHH TBVP Nhật Thanh (Điện Máy Kim Tú) hy vọng được phục vụ và hợp tác với Quý khách hàng trong thời gian tới. Xin cảm ơn!

 

 

♦ Địa chỉ TSC : 67/1 Trần Văn Kỷ, Phường 14, Quận Bình Thạnh, TP.HCM

♦ Chi Nhánh : 70A Nguyễn Trãi, Phường Dĩ An, TP Dĩ An, Tỉnh Bình Dương

♦ Email : tbvpnhatthanh@gmail.com

• Hotline : 0909 187 959 hoặc 0917 805 880

• Website : chothuemayvanphong.com.vn – dienmaykimtu.com - photocopy247.com